Pengembangan Organisasi dan Birokrasi

POB (Pengembangan Organisasi dan Birokrasi)

PENGEMBANGAN ORGANISASI
1. Pengertian Pengembangan Organisasi (OD)
a.Strategi untuk merubah nilai-nilai daripada manusia dan juga struktur organisasi sehingga organisasi itu adaptif dengan lingkungannya.
b.Suatu penyempurnaan yang terencana dalam fungsi menyeluruh (nilai dan struktur) suatu organisasi.
2. Mengapa Pengembangan Organisasi (OD) Perlu Dilakukan?
Dalam kenyataannya organisasi seringkali terjadi stagnan yang disebabkan keengganan manusia untuk mengikuti perubahan, dimana perubahan dianggap bisa menyebabkan dis equilibrium. Hal ini mengakibatkan patologi dalam organisasi sehingga perlu dilakukan evaluasi, adaptasi, kaderisasi dan inovasi.
Sebab-sebab penolakan/ penentangan terhadap perubahan adalah :
a.Security
Merasa tidak aman dengan kondisi baru yang belum diketahui sehingga perlu penyesuaian.
b.Economic (berkaitan dengan untung rugi)
Organisasi cenderung menolak perubahan karena tidak mau menanggung kerugian dengan adanya perubahan.
c.Psikologis dan budaya/kebiasaan
Ø Persepsi
Persepsi yang salah bisa menjadi sumber terjadinya sikap menentang terhadap perubahan.
Ø Emosi
Emosi akan menimbulkan prasangka sehingga cenderung menolak perubahan.
Ø Kultur
Berguna sebagai dasar dalam menilai hal-hal baru yang diterimanya.
Faktor –faktor penyebab dilakukannya pengembangan organisasi adalah :
a. Kekuatan eksternal
Ø Kompetisi yang semakin tajam antar organisasi.
Ø Perkembangan IPTEK.
Ø Perubahan lingkungan baik lingkungan fisik maupun sosial yang membuat organisasi berfikir bagaimana mendapatkan sumber diluar organisasi untuk masa depan organisasi.
b. Kekuatan internal
Struktur, sistem dan prosedur, perlengkapan dan fasilitas, proses dan sasaran bila tidak cocok akan membuat organisasi melakukan perbaikan. Perubahan organisasi dilakukan untuk mencocokkan dengan kebutuhan yang ada.
Didalam OD terdapat pendekatan integratif yaitu :
a. Adanya organisasi dan manajemen yang terencana ke arah organisasi dan manajemen yang manusiawi.
b. Adanya perkembangan konsepsi latihan kepekaan dan studi laboratorium. Pemikiran ini didahului oleh Kurt Lewin mengenai Counter Group bergeser pda Incounter Group. Hal ini dirasa tidak bisa membantu didalam prakteknya.
c. Pengembangan potensi manusia.
Geseran didalam OD terjadai pada nilai, proses dan teknologi.
a. Geseran / perubahan nilai yang dibawa OD diantaranya adalah:
Ø Penggunaan seluruh sumber-sumber yang tersedia.
Ø Pengembangan potensi manusia.
Ø Efektivitas dan kesehatan organisasi.
Ø Pekerjaan yang menarik dan menantang.
Ø Kesempatan untuk mempengaruhi lingkungan kerja.
Ø Penerimaan terhadap kemanusiaan.
Nilai yang dicari untuk mengembangkan OD adalah nilai yang dianggap tepat, benar dan baik dalam pengelolaan SDM.
b. Geseran proses meliputi:
Ø Proses efektif
Ø Proses manajemen
Ø Proses pelaksanaan kerja
c. Geseran teknologi yang diutamakan adalah teknologi yang bisa menjawab kualifikasi posisi manusia.

3. Karakteristik Pengembangan Organisasi
a. Keputusan penuh dengan pertimbangan.
b. Diterapkan pada semua sub sistem manusia baik individu, kelompok dan organisasi.
c. Menerima intervensi baik dari luar maupun dalam organisasi yang mempunyai kedudukan di luar mekanisme organisasi.
d. Kolaborasi.
e. Teori sebagai alat analisis.
4. Langkah-Langkah Pengembangan Organisasi
a. Penilaian keadaan.
b. Pemecahan masalah.
c. Implementasi.
d. Evaluasi.
4.1. ACTION RESEARCH (PENELITIAN TINDAKAN)
Action Research merupakan tindakan pemecahan masalah organisasi yang dilakukan dengan berbasiskan data maupun model-model teori.
A. Tahap Penilaian Keadaan.
Didalam mengembangkan action research pada pengembangan organisasi menggunakan pendekatan sistem yang terdiri dari 4 komponen (Karl Albrecht) yaitu:
1.Sistem sosial
a. Orang-orang yang menjadi anggota organisasi.
b. Kekuatan formal dalam organisasi.
c. Nilai-nilai yang hidup dalam organisasi.
d. Norma-norma.
e. Sistem ganjaran.
f. Iklim sosial.
g. Jaringan komunikasi.
2.Sistem teknik
a. Orang-orang sebagai faktor produksi.
b. Fasilitas-fasilitas yang dipakai dalam faktor produksi.
c. Sumber modal.
d. Bahan mentah.
e. Arus kegiatan/ kerja.
f. Metode dan prosedur kerja.
3.Sistem administrasi
a. Orang-orang yang melakukan aktivitas pekerjaan.
b. Struktur organisasi.
c. Unit-unit yangada dalam organisasi.
d. Media yang digunakan dalam penyampaian informasi.
e. Arus informasi.
4.Sistem strategi
a. Kelompok manajemen puncak.
b. Hubungan hierarkhi.
c. Sistem perencanaan.
d. Petunjuk tertulis tentang prosedur kerja.
e. Sistem informasi manajemen.
Selain 4 komponen pendekatan system diatas, untuk mengadakan penilaian keadaan dapat pula dengan mempertimbangkan gaya kepemimpinan dan pengembangan kelompok.
B.Tahap Pemecahan Masalah
1. Perumusan pemecahan masalah
a. Permasalahan yang hendak dipecahkan dicari gejala permasalahannnya.
b. Apakah yang harus diubah untuk memecahkan permasalahan tersebut.
c. Sasaran apa yang diharapkan dari perubahan dan bagaimana sasaran itu diukur.
2. Peroleh data.
3. Analisa data.
C. Tahap Implementasi
Didalam tahap implementasi ini ada 3 pendekatan yang bisa dilakukan yaitu:
1. Share power (karyawan/ staf dan pimpinan mempunyai posisi yang sama dalam pengambilan keputusan).
2. Delegated (seberapa jauh karyawan berpartisipasi dalam pengambilan keputusan)
3. Unilateral (tidak melibatkan karyawan)
Sedangkan Albrecht menitik beratkan tahap implementasi pada model “gelandang eksekutif” yaitu yang melakukan pengembangan dalam organisasi adalah pihak eksekutif (top manajer) dimana setiap anggota top manajer harus memberikan perhatian dan tanggungjawab pada pelaksanaan kerja. Tugas dari gelandang eksekutif itu sendiri adalah:
a. menyetujui agar setiap pekerjaan dapat dilaksanakan.
b. Meminta sumbangan pemikiran dari berbagai eksekutif.
D.Tahap Evaluasi
Tujuan :
1. Kesinambungan program.
2. Usaha membandingkan hasil dengan aktivitas yang dilakukan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tahap evaluasi:
1. Peninjauan Program.
Artinya setiap kegiatan harus dikaitkan dengan keseluruhan program.
2. Menentukan fakta baru.
Artinya harus melihat kembali 4 komponen pendekatan sistem.
Ø Sistem sosial (menyangkut norma dan nilai yang tumbuh dalam organisasi)
Ø Sistem teknik (menyangkut perubahan dan mencari nilai positif dari perubahan).
Ø Sistem administrasi (berkaitan dengan informasi dari pimpinan ke staf/karyawan atau sebaliknya apakah ada hambatan atau tidak).
Ø Sistem strategi.
Keempatnya dikaitkan dengan meningkat atau menurunnya produktivitas sehingga akan dapat diketahui berhasil atau tidaknya tujuan organisasi.
3. Mementingkan yang positif.
4. Lebih memfokuskan pada hal-hal yang sedang berlangsung.
5. Menciptakan penghargaan dan keyakinan bahwa keadaan akan menjadi baik.

C.W Cook et al (1997) Perubahan adalah proses dimana kita berpindah dari yang berlaku menuju ke kondisi yang diinginkan, yang dilakukan oleh para individu, kelompok – kelompok, serta organisasi – organisasi dalam hal bereaksi terhadap kekuatan – kekuatan dinamik internal maupun eksternal.

Kandungan pengertian perubahan organisasi mencakup ruang lingkup besaran perubahan, aktor, dan penyebabnya. Alternatif besaran perubahan organisasi yang dilaksanakan mencakup:

1.      Organizational development

Adalah perubahan yang direncanakan dengan mengharapkan adanya perubahan perilaku pegawai dalam melaksanakan kerja yang didasarkan corporation (kerjasama) secara terbuka.  Sehingga sasaran dari Organizational development adalah membangun human relation dalam institutional building mekanisme, setidaknya terbangunnya team work dalam organisasi yang berbasis kerjasama, harmonisasi, dan sinkorasi pada tataran proses.

2.      Organizational Change

Adalah perubahan organisasi dengan alternatif sasaran perubahan struktural, perubahan strategi, perubahan teknologi (perubahan manusianya).

3.      Organizational Transformation

Adalah upaya perubahan yang dilakukan bersifat drastis dan mendesak (mendadak) yang diarahkan pada 3 faktor organizational, yaitu:

1.      Struktur organisasi sebagai keseluruhannya

2.      Proses manajemen

3.      Kultur organisasi (Siagian, 2007: 230-231)

Contoh: Perubahan PJ. KAI menjadi PT. KAI (adanya DAOP membuat pimpinan tidak terpecah – pecah dan tidak seenaknya sendiri lagi karena berada dibawah Daerah Operasional)

Winardi (205:2) Perubahan organisasi adalah tindakan beralihnya sesuatu dari kondisi yang berlaku kini, menuju ke kondisi masa yang akan datang yang diinginkan guna meningkatkan efektivitas organisasi.

Alternatif macam bentuk perubahan salah satunya adalah  perubahan teknologi yang meliputi produk – produk serta proses baru yang diperlukannya.

Karakteristik proses perubahan:

Pada organizational development dan organizational change, proses perubahan berjalan gradual dengan pendekatan partisipatif.

Pada organizational transformation, proses perubahan yang radikal, revolusioner, dengan menggunakan pendekatan direktif diimbangi dengan reward and punishment yang jelas dan tegas. Misalnya perubahan besaran organisasi dan restrukturisasi yang sifatnya signifikan dan mendasar.

Cook dan Hunsaker (2010:530) “Faktor Eksternal dan Faktor Internal”

Faktor Eksternal:

1.      Perkembangan teknologi

2.      Kondisi – kondisi ekonomi (resesi/ekspansi, fluktuasi suku bunga, tingkat tenaga kerja internasional)

3.      Kompetisi global (keberhasilan ekonomi di kawasan Asia, uninflasi Uni Eropa, merger – merger dan konsolidasi – konsolidasi perusahaan besar)

4.      Perubahan – perubahan sosial dan demografik (perhatian yang makin meningkat terhadap persoalan – persoalan lingkungan, diversitas kultural yang makin meningkat, tingkat edukasi yang meningkat, kesenjangan kelompok miskin dan kaya yang semakin meningkat).

Perubahan Organisasi : Tindakan beralih

1.    Perubahan teknologi (bisa material/metode kerja, produk2/proses2 baru yang diperlukan, kebijakan).

2.    Perubahan Struktural: perubahan kebijakn/prosedur2 baru, perubahan posisi orang (struktur diubah), merubah kembali organisasi, reward and punishment.

3.    Perubahan manusia yang mencakup perilaku yang baru diperlukandalam aktivitas organisasi.

4.    OD, perubahan yang direncanakan denngan mengharapkan adanya perubahan perilaku pegawai dalam melaksanakan kerja yang didasarkan coorporation secara terbuka (dalam artian kerja adl human relationà untuk mencegah konflik à membangun kekompakan dalam organisasi, bukan output. Kekompakan dapat tidak memiliki dampak pada efektifitas kinerja organisasi) – perilaku yang dirubah untuk menjadi lebih baik, mis: kerja, menghormati orang lain dsb.

Sehingga sasaran OD adalah membangun human relation dalam institusional building; mekanismenya setidaknya terbangun team work dalam organisasi yang berbasis kerjasama, harmonisasi dan sinkronisasi pada tataran proses.

5.    Organizational Change: dengan alternatif sasaran perubahan struktural, perubahan strategi, perubahan teknologi dan perubahan manusianya.

6.    Transformasi organisasi (Siagian): upaya perubahan yang dilakukan bersifat drastis dan mendesak yang diarahkan pada 3 faktor organisasional, yaitu: stuktur organisasi sebagai keseluruhannya; proses manajemen; kultur organisasi.

Misal : perubahan PJKAI menjadi PT KAI, sehingga terdapat Daop di setiap daerah, akibatnya kepala stasiun tidak lagi bisa semena-mena. Kepala stasiun dikurangi kewenangannyadan diawasi oleh Daop. Manajemen dan prosesnya juga berubah sehingga kereta ekonomi sekarang menggunakan nomor kursi (merupkan budaya untuk menghormati orang lain).

Transformation Organizationalà perubahan yang radikalà perubahan yang paling gampang dilakukan adalah dalam hal rekrutmen dengan memasukkan hal2 atau nilai serta norma2 yang baru.

KARAKTERISTIK PERUBAHAN ORGANISASI

·      Pada OD dan OC, proses perubahan berjalan gradual denngan pendekatakan partisipatif. Perubahan secara perlahan à biasanya organisasi publik (karena organisasi publilk memiliki desain organisasi yang membuat mereka menjadi lambat untuk mengadakan perubahan)à mengandalkan partisipasi dari organisasi.

·      TO, proses perubahan yang radikal, revolusioner dengan menggunakan pendekatan direktif diimbangi dengan reward dan punishment yang jelas dan tegas. Misal: perubahan besar2an pada organisasi dan restrukturisasi yang sifatnya signifikan dan mendasar.

Tanggal 27 Februari 2013

Organisasi tidak dapat menghasilkan output tanpa adanya peran (kelakuan riil)

Output

 

Peran (kelakuan riil ≠ tugas)

Tugas               aksi antar wajib yang dilakukan / aksi riil oleh partisipan

Peran > Tugas = Kinerja Individu Tinggi

Peran < Tugas = Kinerja Individu Rendah

Peran = Tugas = Ideal

Keempat variabel tersebut mempunyai hubungan interaksional dan saling mempengaruhi (interdepensia) artinya bila salah satu berubah maka lainnya akan mengalami penyesuaian.

1.      Task (tugas), meliputi unsur keluaran (output), produksi/tujuan akhir dari organisasi yang diharapkan.

2.      Teknologi atau peralatan teknis yang dipergunakan oleh suatu organisasi untuk menghasilkan produksinya, soft dan metode kerjanya dalam penyelesaian tugas.

3.      Struktur, yaitu yang berkaitan dengan bagan organisasi, kebijaksanaan, ketentuan perundangan / peraturan yang membahas kewenangan.

4.      Manusia (people) adalah manusia sebagai partisipan organisasi.

Perubahan struktural yang lazim dilakukan adalah:

1.      Reorganisasi

2.      Restrukturisasi karena adanya merger (merger adlah dua organisasi yang dilebur menjadi 1, biasanya terjadi di pemerintah daerah dan pemerintah pusat)

3.      Downsizing, mengurangi jumlah pegawai (memecat pegawai)

4.      Menambahkan sub/unit baru dalam organisasi yang sudah ada.

Siagian (2007: 110-11) alasan melaksanakan perubahan struktur:

1.        Alasan bersifat ekonomi, struktur datar, rentang kendali makin melebar maka akan mengurangi biaya,

2.        Alasan mengurangi tingkat hierari kewenangan dalam organisasi,

3.        Alasan lebih dapat memberdayakan pegawai dengan cara ada keleluasaan pegawai untuk mengeluarkan inovasinya.

DOWNSIZING

Downsizing (perampingan organisasi) adalah tindakan untuk mengurangi besarnya ukuran organisasi dengan jalan melaksanakan pengurangan pegawai dan dilaksanakannya rekayasa ulang pekerjaan dalam organisasi, yang berakibat pada adanya pendalaman fungsi dan partisipan.

Kondisi penyebab dilaksanakannya DOWNSIZING adalah:

1.      Kinerja organisasi yang jelek (produksi/proses), produk, inefisiensi jangka panjang dalam aspek SDM)

2.      Adanya teknologi yang dapat dinilai mampu mengangkat kinerja organisasi, terutama pada aspek proses produksi.

Perubahan struktural diatas semua memerlukan rekayasa ulang. Rekayasa ulang adalah menata ulang organisasi (perusahaan) dengan menantang doktrin, prakterk dan aktivitas yang ada, kemudian secara inovatid menyebarkan kembali modal dan sumber daya manusia ke dalam proses lintas fungsi. Peralatan ualng ini dimaksudkan untuk mengoptimalkan posisi bersaing organisasi, nilainya bagi para pengguna produk dan jasa dan pemegang saham.

Pencapaian tujuan yang dikehendaki dalam perubahan organisasi tidak didapatkan dengan mudah karena dalam pelaksanaanya akan menghadapi penolakan / pertentangan.

Kurt Lewin (Winardi, 2003:26):

Perubahan organisasi terdiri dari 3 tahap:

-          Mencairkan (unfreesing) keadaan status Quo,

-          Gerakan (movement) ke keadaan baru,

-          Membekukan kembali (refreezing) perubahan baru untuk menjadi permanen.

Tanggal 6 Maret 2013

Yukl (2007: 328) menyatakan:

Terdapat sejumlah alasan mengapa orang menentang perubahan dalam organisasi, yaitu:

·         Kurangnya kepercayaan, rasa tidak percaya pada orang yang mengusulkannya,

·         Keyakinan bahwa perubahan tidak perlu, tidak adanya kebutuhan yang jelas untuk melakukan perubahan karena adanya pandangan bahwa organisasi telah berhasil dengan cara yang lalu,

·         Yakin bahwa perubahan itu tidak mungkin berhasil karena didasarkan persepsi atas pengalaman perubahan serupa yang tidak berhasil,

·         Ancaman ekonomis. Berkurangnya bahkan hilangnya pendapatan pribadi, tunjangan / keamanan pekerjaan,

·         Biaya yang relatif tinggi. Perubahan akan membutuhkan biaya relatid besar, yang akan menghilangkan biaya – biaya tradisional sebelumnya,

·         Ketakutan akan kegagalan pribadi. Perubahan membuat beberapa keahlian menjadi usang dan meminta pembelajaran cara baru melakukan pekerjaan.  Orang yang kekurangan keyakinan diri akan segan menukar prosedur yang telah mereka kuasai dengan prosedur baru yang terbukti terlalu sulit,

·         Hilangnya status dan kekuasaan. Perubahan dalam organisasi selalu menghasilkan beberapa perubahan dalam kekuasaan relatif dan status bagi beberapa perubahan dalam kekuasaan relatif dan status bagi organg – orang dan sub-unit

·         Ancaman terhadap nilai dan idealisme. Perubahan yang terlihat tidak konsisten dengan nilai dan idealisme yang kuat akan ditentang,

·         Kemarahan terhadap campur tangan. Beberapa orang menentang perubahan karena mereka tidak ingin dikendalikan oleh orang lain.

Pembuatan visi                        gambaran tentang orang

Misi                       rumusan alternatif keputusan dan tempat

Posisi                     kendali kepentingan

v  Orang yang pro dengan gagasan dari kita harus dihargai dan dimanfaatkan betul, dan orang yang tidak setuju/ kontra dengan gagasan kita juga harus dirangkul agar tidak menimbulkan konflik berkepanjangan dan mencegah apabila ia punya banyak pendukung akan menghancurkan posisi kita.