PROSES DAN TEHNIK PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Oleh: Dina Suryawati, M.Si., M.AP.

Manusia Sebagai Mahluk Pembuat Keputusan
Pengambilan Keputusan sebagai Ilmu dan seni

Mengambil Keputusan

•         Akibat /konsekuensi apa yang muncul dari keputusan yang diambil?

•         Bgm dengan solusi yang diambil, apakah menguntungkan satu pihak atau merusak pihak lain?

•         Bagaimana pengaruhnya terhadap lingkungan?

•         Dibutuhkan Alat pertimbangan yang tepat

•         Menguasai langkah untuk melihat masa depan

•         Dibutuhkan Ilmu dan Seni Pengambilan Keputusan

Pengambilan Keputusan sebagai Ilmu dan Seni

Ilmu: Aktifitas tersebut mempunyai sejumlah cara, metode dan pendekatan yang bersifat sistematis, terarah dan terpadu

Seni: aktifitas tersebut selalu dihadapkan pada sejumlah peristiwa yang memiliki karakteristik keunikan tersendiri”citaras dan nuansa” tersendiri

“Citarasa dan Nuansa” yang berbeda

-Perbedaan kecerdasan, kerangka berfikir, tingkat preferensi atas masalah dan persepsi

- Budaya dan struktur organisasi, gaya kepemimpinan, sistem komunikasi dll

Tipe Keputusan

-          Keputusan Terprogram/terstruktur:

-          Merupakan keputusan yang bersifat rutin, terjadi berulang-ulang

Keputusan yang tidak terprogram:

Merupakan keputusan yang selalu dihadapkan pada sejumlah masalah baru yang sulit diramalkan

PERBANDINGAN TIPE KEPUTUSAN

Terstruktur

- Rutinitas, berulang-ulang

- Kebiasaan, tradisi, rutinitas

- Terlihat jelas

- Mudah diramalkan

- Selalu ada

- Relatif stabil, statis

- Rendah/kecil, mendekati tidak ada

- Cenderung rational

- Mendekati akurat

Tidak Terstruktur

- Baru, tidak berulang, jarang terjadi

- Sulit diramalkan

- Sangat dinamis, bergejolak

- Kreatifitas, inovasi, intuisi

- Sulit dicari hubungan

- Jarang ada

- Cenderung tinggi/besar

- Sulit dinilai dengan pasti

Relasi antara Pengambilan Keputusan dengan Pencapaian Tujuan

1. Model pengambilan keputusan atas dorongan pencapaian kebutuhan

1.      Penetapan Tujuan (T)

2.      Masalah (M)

3.      Pengambilan Keputusan (K)

Model pengambilan keputusan atas tarikan lingkungan

1.      Masalah (M)

2.      Pencapaian Tujuan (T)

3.      Pengambilan Keputusan (K)

- Untuk Mencapai tujuan, Manusia membentuk organisasi Sebagai wadah relasi sosial Kerjasama, yang hubungannya 2 orang atau lebih dan AKAN MEMUNCULKAN Adanya pemberian tugas dan penerima tugas. Supaya efektif perlu komunikasi, Komunikasi yang efektif membutuhkan informasi, karena Informasi sebagai bahan baku utama pengambilan keputusan

- Data merupakan deskripsi mendasar tentang sesuatu, peristiwa, aktifitas yang diklasifikasi dan disimpan namun tidak diorganisir untuk membawa suatu makna yang khusus. Data ini diolah menjadi informasi yang merupakan data yang telah diorganisir sehingga data tersebut memiliki arti dan nilai bagi penerima dan memberikan understanding, experience bagi pengambil keputusan dalam mencapai tujuan.

Nilai Pengambilan Keputusan

•         Proses pengambilan keputusan terletak dari seberapa besar kontribusi keputusan yang diambil dalam meningkatkan nilai bagi organisasi

•         Kualitas sebuah keputusan terletak pada seberapa “akurat” hasil (peristiwa)yang diramalkan atau diharapkan terwujud

Masalah dan Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan merupaka sebuah proses penentuan pilihan atas beragam pilihan guna menyelesaikan masalah pencapaian tujuan

Pengambilan keputusan pada umumnya dikaitkan dengan masalah dan tujuan

Tujuan yang hendak dicapai oleh organisasi menghasilkan pertanyaan what, how, why, who, when, dan where

Bila salah stu dari pertanyaan tersebut muncul maka otomatis masalahpun akan muncul (sesuatu yang harus ditemukan jawabannya atau penyelesaiannya)

Dengan demikian pengambilan keputusan selalu dikaitkan dengan masalah

MASALAH

Masalah dalam kajian organisasi dan manajemen merupakan adanya sebuah gap antara harapan dan kenyataan

Masalah Sebagai Sebuah Konsep Resiko:

Ada Peristiwa yang sesuai dengan harapan yang baik dan bermanfaat, bisa juga peristiwa tersebut kenyataannya tidak sesuai dengan kenyataan, akan tetapi sesuai yang diharapkan, baik dan bermanfaat, peristiwa juga kadang tidak sesuai dengan yang diharapkan, yang menimbulkan ketidak sesuaian dan malah akan menjadi resiko yang fatal

Pengambilan keputusan mengikuti tipe masalah yang timbul, dan tipe masalah diselesaikan oleh dua tipe keputusan yang berbeda

Masalah  dapat dibedakan dua tipe (D. Rollinson&Broadfield dalam Dermawan, 2004):

1. Masalah terikat (bounded problem), problem that can be more easily defined and treated as separate from the context in which they exist

2. Masalah tidak terikat (unbounded problem), ambiguous problems that are harder to defined and wich cannot easily separated from the context in which they exist

Perbedaan Masalah Terikat dan Masalah Tidak Terikat

Terikat

Pada umumnya kecil, atau dapat dibagi menjadi sebuah seri dari masalah kecil yang berlainan, kurang serius, selalu mengikuti periode waktu tertentu dan Masalah mudah diketahui dengan jelas. Solusi sudah dapat diperkirakan, dan Penyelesaiannya hanya membutuhkan sedikit orang

Tidak Terikat

Besar, dan bila terdapat beberapa masalah, seluruh masalah harus dipecahkan secara berurutan, Memiliki implikasi serius sangat lama dan tidak dapat dipastikan selesainnya. Solusi tidak dapat diperkirakan, Skala prioritas tidak jelas dan tidak pasti

Sering banyaknya orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah

Perbedaan tipe masalah akan menghasilkan perbedaan tipe keputusan.

- Beberapa keputusan dibuat terprogram dan beberapa keputusan lain dibuat dengan tidak terprogram

- Beberapa keputusan merupakan dorongan dari keinginan untuk mencapai tujuan, sedangkan keputusan lainnya merupakan tarikan faktor lingkungan (lihat model pengambilam keputusan)

- Baik tipe masalah maupun tipe keputusan pada akhirnya harus bermuara pada pemilihan alternatif solusi, tindakan, kebijakan atau strategi yang tepat

- Keputusan yang tepat itu sendiri merupakan hasil akhir dari proses reasoning, proses tersebut hanya dapat terwujud bila seseorang dapat berfikir secara rasional

- Akan tetapi, kutub pemikiran tersebut berseberangan dengan gaya pemikiran eksistensialisme yang menghasilkan pandangan irasionalitas

- Dengan menggabungkan dua paradigma pemikiran tersebut maka muncul model rasional (rational) dan rasionalitas yang dibatasi (bounded rationality)

I. Model Pengambilan Keputusan Berdasarkan Pandangan Rasionalitas

- Pengambil keputusan ditetapkan sebagai manusia yang rasional artinya mereka akan mencari tindakan yang paling maksimum dalam meraih manfaat

- Pengambil keputusan diasumsikan memiliki pengetahuan dan informasi yang utuh tentang seluruh konsekuensi dari alternatif tindakan yang mereka pilih

- Model sederhana dari pengambilan keputusan secara rasional terdapat tiga langkah: 1) mengidentifikasi sejumlah masalah yang harus diselesaikan, 2)menentukan sejumlah alternatif solusi terhadap masalah, 3) pemilihan solusi atas masalah dan mengimplementasikan solusi tersebut

Proses Penentuan Masalah

-          Penentuan Tujuan

-          Isolasi dan Identifikasi

-          Penentuan Bobot

-          Penentuan Pendekatan

-          Penentuan Variabel yang Relevan

-          Pencarian Jawaban Secara Empiris

-          Penilaian Langkah yang Dilakukan

-          Penentuan masalah Utama

-          Proses Pengambilan Keputusan

Menentukan Sejumlah Alternatif Solusi Terhadap Masalah

- Penentuan solusi merupakan proses mendesain dan mengembangkan sejumlah daftar alternatif jawaban, penentuan sejumlah tindakan yang akan diambil, dan sekaligus juga penetapan konsekuensi atas pilihan dan tindakan yang diambil disesuaikan dengan masalah yang telah disefinisikan

Pemilihan Solusi atas Masalah dan Mengimplementasikan Solusi Tersebut

- Langkah ketiga ini mengisyaratkan bahwa pilihan satu alternatif solusi hanya dapat dilakukan setelah proses evaluasi atas seluruh alternatif yang memungkinkan dilakukan

- Evaluasi biasanya dilakukan dengan menetapkan rating atas sebuah alternatif dalam sebuah kriteria

- Pada umumnya, model rasional menggunakan pendekatan analisis kekuatan dan kelemahan dari setiap alternatif solusi.

II. Model Pengambilan Keputusan Berdasarkan Pandangan Rasionalitas yang Dibatasi

- Bounded Rationality; pengambilan keputusan dibatasi kemampuan rasionalitasnya oleh sejumlah keterbatasan atau hambatan kala melakukan proses pengambilan keputusan dan menentukan pilihan.

- Ketidakmungkinan dan ketidakmampuan manusia untuk memiliki akses yang sempurna dan penuh terhadap “bahan baku” keputusan yang mengakibatkan pengambilan keputusan tidak rasional

- H.A Simon sebagai pencetus awal ide Bounded Rationality, yang melahirkan model Simon’s Descriptives Model: dalam mengambil keputusan para manajer dihadapkan pada keterbatasan-keterbatasan internal (sifat dasar, persepsi, gaya pemikiran dll) dan faktor eksternal (kompleksitas masalah lingkungan, ketidak pastian)

Model Pengambilan Keputusan Atas Pandangan Bounded Rationality

-          Identifikasi & definisikan masalah

-          Tetapkan kriteria terbatas

-          Pencarian alternatif solusi tertentu

-          Pemilihan alternatif melalui koalisi organisasi

-          Pemilihan alternatif solusi yang memuaskan organisasi

-          Solusi memuaskan?

o   Bila memuaskan, maka Terapkan solusi

o   Bila tidak, Lakukan perubahan minor untuk menyesuaikan Apakah hal tersebut menyelesaikan masalah?

§  Bila iya maka terapkan solusi, bila tidak maka kurangi prefensi atas alternatif yang ada.

-           

Tahap-Tahap Proses Pengambilan Keputusan

-          Identifikasi&diagnosa masalah

-          Pengumpulan dan analisa data

-          Pengembangan Alternatif

-          Evaluasi alternatif

-          Pemilihan alternatif terbaik

-          Implementasi Kepitusan

-          Evaluasi hasil

-          Dan kesemua selalu ada umpan balik dari tahap 1 ke tahap yang lainnya

Pengambilan keputusan secara intuisi, bisakah dikategorikan ilmiah?

- Intuisi: listening to inner voice (Carl Jung)

- Intuisi merupakan kemampuan unik yang dimiliki seseorang sebagai kristalisasi seluruh kemampuan mengolah informasi secara intelektual maupun mental yang terwujud pada kemampuan untuk melihat masa depan (visioning) dari suatu peristiwa solusi atau tindakan yang dipilih beserta konsekuensinya

- Intuisi tidak muncul begitu saja akan tetapi muncul setelah seluruh indera fisik dan mental, kemampuan intelektual dan mental, seluruh kecerdasan digunakan dalam megolah informasi yang tersedia guna menghasilkan sebuah pandangan final tentang sesuatu.

Teknik-teknik Pengambilan Keputusan

- Teknik pengambilan keputusan membantu kita dalam membuat keputusan tebaik dikaitkan dengan ketersediaan informasi yang relevan

- Dengan teknik ini kita dapat memetakan sejumlah konsekuensi yang akan muncul dari keputusan yang kita ambil atas alternatif solusi dan tindakan

1. Analisis Diagram Pareto (Pareto Analysis)

- Analisi pareto merupakan teknik yang sederhana, yang membentu kita dalam memilih perubahan tindakan yang akan kita ambil secara efektif.

- Analisis pareto merupakan sebuah teknik pengambilan keputusan yang bertujuan untuk menemukan perubahan yang akan memberikan manfaat terbesar bagi pengambil keputusan.

- Teknik ini berguna dalam kondisi terdapatnya sejumlah alternatif solusi dan tindakan yang dapat dipilih

Langkah-langkah menggunakan teknik pareto:

1. Membuat daftar masalah yang dihadapi, atau pilihan yang tersedia
2. Kelompokkan pilihan dimana pilihan tersebut merupakan bagian atau segi-segi dari masalah yang serupa
3. Tetapkan nilai atau skor pada tiap kelompokkan
4. Fokuskan perhatian terhadap kelompok dengan skor tertinggi

- Analisis pareto tidak hanya memberikan gambaran pada kita tentang masalah yang paling penting untuk diselesaikan, namun teknik tersebut juga memberikan sebuah nilai yang memperlihatkan seberapabesar atau parah masalah tersebut

Contoh:

Sebuah perusahaan air minum ingin mengatasi masalah buruknya kinerja divisi  pemasangan dan maintanence. Penelitian ini diadakan untuk menemukan jawaban atas masalah mengapa kinerja tersebut buruk. Hasil komentar pelanggan didapatkan sebagai berikut:

1. Telepon baru dijawab setelah berulang-ulang pelanggan menghubungi devisi tersebut (jumlah keluhan 15)
2. Para staf teknisi  terlihat bingung dalam menengani keluhan dan terlihat pada kondisi tertekan (jumlah keluhan 10)
3. Para teknisi terlihat tidak menangani masalah dengan sistematis dan terorganisir(jumlah keluhan 8)
4. Para teknisi bingung pada pelanngan yang mana yang akan ditangani terlebih dahulu (jumlah keluhan 10)
5. Para staf tampaknya bingung untuk melakukan apa yang harusnya mereka lakukan (jumlah keluhan 12)
6. Para teknisi saling tunjuk untuk menangani keluhan pelanggan (jumlah keluhan 6)

•      Kemudian masalah tersebut dikelompokkan kedalam bidang yang sama. Setiap masalah diberikan nilai sesuai dengan keluhan yang muncul atau daftar keluhan:

1. ...........
2. ................
3. ..............

Dengan demikian fokus penyelesaian masalah adalah dengan.......

2. Teknik Implikasi Plus-Minus (Plus-Minus Impications)

- Teknik ini memberikan pertimbangan dan konsekuensi yang akan muncul, apakah baik, buruk, menguntungkan atau merugikan, kelebihan dan kekurangan.

Langkah-langkah yang diambil adalah:

1. Gambar tabel dengan judul setiap kolom: plus, minus dan implikasi
2. Dikolom plus tulis seluruh konsekuensi positif dari satu pilihan
3. Dikolom minus tulis seluruh konsekuensi negatif dari satu pilihan
4. Dikolom implikasi tuliskan seluruh implikasi beserta hasil yang memungkinkan dari pilihan yang diambil, baik positif maupun negatif
5. Tentukan nilai untuk setiap konsekuensi yang telah ditetapkan. Dalam hal ini penilaian dilakukan secara objektif
6. Totalkan seluruh nilai. Hasil Total positif menunjukkan bahwa pilihan sebaiknya diambil, sedangkan nilai negatif sebaliknya

Contoh: Perusahaan (kuliner masakan cina)akan memutuskan untuk membuka cabang baru. Pilihan sementara yang diajukan adalah menentukan letak kantor dipusat Kota

Kesimpulan:

- Plus+minus+implikasi

- +19-30+2= -9

- Sebaiknya cabang restoran jangan dibuka di pusat kota.

Analisis Jaringan (grid anaisis)

- Teknik ini merupakan teknik yang sangat berguna untuk menentukan pilihan atas satu alternatif solusi

- Penggunaan yang paling efektif adalah bila kita dihadapkan pada sejumlah alternatif solusi  yang menarik serta terdapatnya beragam faktor yang harus dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan

Langkah-langkah yang dipakai dalam grid analisis

1. Daftar seluruh pilihan yang kita tetapkan dan seluruh faktor yang kita anggap penting dalam proses pengambilan keputusan
2. Tempatkan keduanya dalam sebuah tabel, dimana pilihan diletakkan pada baris, dan faktor pada kolom
3. Tetapkan tingkat kepentingan relatif dari seluruh faktor. Tunjukkan hal tersebut dalam bentuk angka. Angka tersebut akan digunakan untuk mengukur/menimbang tingkat preferensi. Rentang skor 1-5
4. Beri penilaian dari setiap faktor yang dipilih dengan rentang skor 0 sd 3 (0= sangat buruk, 1= buruk, 2= baik, 3=sangat baik)
5. Kemudian kalikan setiap nilai atau skor yang kita berikan dengan nilai kepentingan relatif yang kita tetapkan. Langkah ini memberikan total  pengukuran yang bbenar dalam keoutusan yang kita buat
6. Akhirnya, tambahkan seluruh skor tertimbang pada langkah kelima untuk alternatif pilihan tertentu. Nilai pilihan tertinggi merupakan pilihan solusi  yang tepat atas masalah yang kita hadapi.

contoh:

             Dengan anggaran Rp 70 Juta, Desa berencana akan membeli satu unit mobil desa yang multi fungsi (dapat memuat banyak orang atau banyak barang namun juga harus dapat diapakai untuk bergaya dan elegan). Buatlah analisis keputusan!

Tabel  awal Grid Analisis

Total nilai pilihan

Kriteria yang dipertimbangkan:

1. Harga
2. Kemampuan daya angkut
3. Tingkat efisiensi bahan bakar
4. Keren  terlihat bergaya dan berkualitas