STRUKTUR ORGANISASI DAN DESIGN STRUKTUR ORGANISASI
Oleh :
Abd. Kholiq Azhari
Oleh :
Abd. Kholiq Azhari
STRUKTUR ORGANISASI
-Kondisi lingk, ukuran, jenis teknologi yang di
gunakan, sasaran yg hendak dicapai berpengaruh terhadap struktur organisasi.
-Peta atau skema organisasi : gambaran keseluruhan
kegiatan serta proses yg terjadi pada organisasi
-Empat komponen dasar dari struktur oranisasi :
pembagian tugas dan tanggungjawab, hub pelaporan, pengelompokan individu,
sistem hub dlm organisasi utk tercapainya komunikasi, koordinasi dan
pengintegrasian
HUBUNGAN VERTIKAL
-Faktor ukuran organisasi dan tingkat ketidakpastian yg
menentukan kualitas hubungan vertikal dalam organisasi
-Ketidakpastian menunjuk kecepatan maupun kepastian
perubahan pada lingkungan dan teknologi organisasi
-Lima jenis alat hubungan vertikal : hirarki, peraturan
dan prosedur, rencana dan jadwal, penambahan tingkat/posisi pada hirarki,
sistem informasi vertikal
HUBUNGAN HORIZONTAL
-Lingk yg kompleks dan penuh ketidakpastian dimana
setiap bagian berhadapan dg segmen lingk yg berbeda
-Tingkat ketidakpastian, derajat saling ketergantungan
dan jenis sasaran menentukan kualitas hubungan horizontal
-Alat hubungan horizontal : dokumen tertulis, kontak
langsung, penghubung, satgas, tim, integrator permanen
STRUKTUR MENURUT FUNGSI
-Struktur fungsional : mengelompok orang maupun
kegiatan menurut sumber (resources) – setiap fungsi merup bagian yg menyediakan
sumber utk seluruh bagian organisasi
-Mempunyai masalah utama maupun sasaran yg menuntut keahlian fungsional, efisien dan
mutu pekerjaan yg baik
-Suatu bagian menjadi efisien dan bekerja dengan baik
apabila hanya menangani satu jenis kegiatan saja dan berukran kecil sampai
sedang berada pada lingk stabil
STRUKTUR PRODUK
-Struktur produk digunakan pada organisasi berukuran besar dan mempunyai
berbagai jenis produk
-Ketidakpastian : sedang sampai tinggi
-Permasalahan : melayani segmen, kepuasan pelanggan,
kegiatan yg terkoordinasi menurut jenis output
-Informasi dan hubungan : vertikal maupun horizontal
-Orang yang paling berpengaruh : pimpinan bagian
STRUKTUR MATRIK
-Organisasi memerlukan kelebihan struktur fungsional
maupun produk sexara bersamaan.
-Organisasi mmerlukan keahlian fumhsional dan efisiensi
ekonomis yg dicapai dengan struktur fungsional tetapi secara bersamaan
memerlukan koordinasi antar fungsi yg dicapai dengan struktur produk
-Lingk kompleks, penuh ketidakpastian dan seringkali
berubah
LANDASAN PEMIKIRAN
-Osborne
& Gaebler (1992), “the closer government, the better it services”. Agar
birokrasi adaptif responsif terhadap kebutuhan dan aspirasi dari the private
sector dan civil society organization, maka pendekatan “rightsizing”
terhadap struktur organisasi yang flat and lean memiliki tingkat
urgensitas tinggi untuk dilakukan.
tiga
model organisasi yaitu model tertutup, model terbuka dan model sintesa (Henry,1988).
Model Minzberg
(1983)
Setiap organisaspelaksana i mempunyai lima bagian
dasar yang yaitu :
(1)
The Strategic Apex,
(2)
The Midle Line
(3)
The Technostructure
(4)
The Support Staff
(5)
The Operating
lanjutan
1) The Strategic Apex (Kepala
daerah), manajer tingkat puncak (top manager) yg diberi
tanggunjg jawab keseluruhan organisasi itu (pemerintah daerah),
2)
The Midle Line (Sekretaris Daerah) atau lini tengah
adalah manajer yang menjadi penghubung operating core, support staff dan
technostructure dengan strategic apex,
3)
The Technostructure (Badan/Kantor) adalah para analis yang mempunyai tanggungjawab melaksanakan bentuk
standarisasi tertentu dalam organisasi
lanjutan
4)
The Support Staff (Sekretariat Daerah
dan DPRD)
atau staf pendukung adalah orang-orang yang mengisi
unit staf yang memberi jasa pendukung tidak langsung kepada organisasi,
5)
The Operating Core (Dinas daerah) atau unsur pelaksana adalah para manajer dan pegawai
yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dari barang
dan jasa.
Jika kontrol berada pada operating core maka
keputusan akan di desentralisasikan dan
menciptakan birokrasi profesional. Jika strategic apex yang dominan,
maka kontrol disentralisasi dan organisasinya merupakan struktur sederhana.
Apabila middle management yang mengontrol, maka strukturnya divisional.
Manakala para analis dalam technostructure yang dominan, maka kontrol
dilakukan melalui standarisasi dan struktur yang dihasilkan adalah sebuah
birokrasi mesin. Dalam situasi dimana staf pendukung yang mengatur, maka
kontrol akan dilakukan melalui penyesuaian bersama (mutual adjustment)
dan timbullah organisasi adhocracy.
TEORI
ORGANISASI
Organisasi adalah sekelompok orang
yang melakukan kerjaama untuk mencapai tujuan. Secara terminologi organisasi
adalah sebuah konsep atau istilah tentang sekelompok orang/dinamika kelompok
(struktur, budaya dan perilaku orgn; motivasi (mengapa orang berkelompok atau berpasangan);
komunikasi; konflik; kepemimpinan) yang melakukan kerjasama (koordinasi;
kegiatan dilakukan secara terstruktur agar jelas posisi dan tingat jabatan
pegawai serta jelas pula tupoksi dan tanggungjawabnya; agar kerjasama efektif,
bagaimana kerja terstruktur maka dibutuhkan desain struktur organisasi) untuk
mencapai tujuan (visi;strategi).
Administrasi
memiliki 3 makna :
- Sebagai proses: organisasi itu sebagai wadah dari
kerjasama. Karena mrpk wadah, maka sifatnya statis. Segenap kegiatan (proses)
sekelompok orang untuk mencapai tujuan
- Sebagai fungsi: pengelompokan kegiatan, bergantung
pada teori yang dianut.
- Sebagai institusi
Langkah-langkah
menganalisis organisasi :
- Mendeskripsikan karakteristik organisasi
- Melakukan identifikasi melalui dimensi2 organisasi
Terdapat 2 dimensi
organisasi, yakni :
1. Dimensi
Struktural
a. Dimensi formalisasi: tertulis
ataupun tidak, agar organisasi mjd teratur. Wujud ketera
turan adalah adanya pembagian
tupoksi dan tanggung jawab.
Misal: bagian pengambilan keputusan,
dll;
b. Dimensi standardisasi : sehingga
oran ditempatkan pada posisi yang tepat;
c. Dimensi otoritas;
d. Dimensi pengambilan keputusan :
sentralisasi (informasi terpusat dan tersendat2) dan desentralisasi;
e. Dimensi profesionalisme : kompetensi;
f. Dimensi konfigurasi.
2.
Dimensi Kontektual (organisasi
berada pada konteksnya)
a. Ukuran organisasi
b. Teknologi organisasi
c. Lingkungan organisasi :
menyebabkan stakeholder (yang dilayani) juga berbeda
-Tugas menjelaskan otoritas dimana
membutuhkan perspektif (perspektif kekuasaan)à
legal (formalisasi) dan rasional (standardisasi).
-Jabatan adalah lingkungan pekerjaan
tetap dalam menjalankan tugas2 dari organisasi agar efektif dan efisien.
-Organisasi à untuk keteraturan
kegiatan kerjasama sekelompok
orang (agar visi dan misi terlaksana secara efektif dan efisien).
-Pelayanan prima dapat dilakukan
apabila pemimpin mengetahui siapa yang dilayani.
TABEL
TEORI ORGANISASI DAN BIROKRASI
DEFFERENCES IN THE MULTIPLE PERSPECTIVE OF ORGANIZATION THEORY
THE METAPHORS
OF ORGANIZATION THEORY
•
KETIDAKPASTIAN
LINGKUNGAN
•
Lingkungan –
seluruh elemen yg terdapat diluar batas-batas organisasi yg mempunyai potensi
utk mempengaruhi sebagaian ataupun suatu organisasi scr keseluruhan
•
Lingkungan
organisasi bisa dianalisis melalui segmen-segmennya (bagian-bagian dari
lingkungan yg berpengaruh terhadap perilaku maupun performansi organisasi)
•
Pengaruh
lingkungan terhadap organisasi dpt dianalisis melalui dua dimensinya yaitu
kompleksitas dan stabilitas ( rate of change)
•
ENVIRONMENTAL
UNCERTAINTY
•
A COMPARISON OF
MACHANISTIC, ORGANIC AND BUREAUCRATIC ORGANIZATION
•
KETERGANTUNGAN
STRUKTUR ORGANISASI THD KETIDAKPASTIAN LINGKUNGAN
•
SASARAN
ORGANISASI
Adanya sasaran dan tujuan memberikan
1) pengakuan (legitimasy),
2) arah pengembangan organisasi,
3) kriteria mengukur performansi organisasi,
4) mengurangi ketidakpastian
•
PENDEKATAN
PENGUKURAN EFEKTIVITAS ORGANISASI
•
Pendekatan
Sasaran (Goal approach)
•
Penekatan sumber
(System resource approach)
•
Pendekatan
proses (Internal process approach)
Tanggal 22 Nopember 2012
TEORI
ORGANISASI SEKTOR PUBLIK
Differents in the
multiple perspective of organization theory
Perspective
|
Subject/fokus
|
Method
|
Result
|
|
Classical (organisasi sbg orgn sosial): mengabaikan nilai2 kemanusiaan karena tekanannya adalah pada
efisiensi
|
·
The effect of organization on
society
·
Management of the organization
|
·
Observation and historical
analysis
·
Personal reflection experience
|
·
Typologies and theorycal framework
·
Perspective management practice
|
|
Modern (organisasi sebagai sistem , yaitu bgmn kemampuan
organisasi mengendalikan/pun menyesuaikan diri dengan lingkungan)
|
·
The organization trough objective
measure
|
·
Descriptive measure
·
Correlation among standardies
measure
|
·
Comparative studies
·
Multivariative statistic analysis
|
|
Symbolic Interpretative
|
The organization trough subjective perceptions
|
·
Participant observation
·
Etnographic interviewing
|
Narrative taxts such as case studies and
organizational etnographis
|
|
The metaphor of organization
theory
Perspective
-Classical periode
-Modern
-Symbolic
-Interpretative
-Posmodern
Metaphor
-Machine
-Organism
-Culture
-Collage
Ketidakpastian
lingkungan
-Lingkungan adl seluruh elemen yang
terdapat di luar batas2 organisasi yang mempunyai potensi untuk mempengaruhi
sebagian /pun suatu organisasi secara keseluruhan.
-Lingkungan organisasi bisa
dianalisis melalui segmen2nya (bagian2 dari lingkungan yang berpengaruh
terhadap perilaku maupun performansi organisasi)
-Pengaruh
lingkungan terhadap
organisasi dapat dianalisis melalui dimensi2nya yaitu kompleksitas dan stabilitas (rate of change)
-Pengusaha luar negeri jika ingin
berinvestasi, mereka menggunakan metode wait and see
Ketergantungan
Struktur Organisasi Terhadap Ketidakpastian Lingkungan
-Stabil
Ketidakpastian rendah
Mekanistik, struktur formal,
sentralisasi, sedikit bagian orang (divisionalisasi)
-Stabil
ketidakpastian agak rendah
Mekanistik, struktur formal,
sentalisasi tinggi, banyak bagian dan peredam, sedikit integrator, mulai
perlukan perencanaan.
-Tidak
Stabil Ketidakpastian agak tinggi
Organik, struktur tidak formal,
desentralisasi, sedikit bagian dan integrator, orientasi pada perencanaan
SEDERHANA
-Tidak
Stabil Ketidakpastian tinggi
Organik, struktur tidak formal, desentralisasi,
sedikit bagian dan integrator, orientasi pada perencanaan
Pada kuadran ke-4, kondisi yang
demikian haruslah dilakukan reformasi.
Sasaran
Organisasi
Adanya sasaran dan tujuan
memberikan:
1. Pengakuan (legitimasi) terhadap
berdirinya organisasi
Mengurangi
ketidakpastian