Sunday, January 6, 2013

TOB



STRUKTUR ORGANISASI DAN DESIGN  STRUKTUR ORGANISASI
Oleh :
Abd. Kholiq Azhari

STRUKTUR ORGANISASI
-Kondisi lingk, ukuran, jenis teknologi yang di gunakan, sasaran yg hendak dicapai berpengaruh terhadap struktur organisasi.
-Peta atau skema organisasi : gambaran keseluruhan kegiatan serta proses yg terjadi pada organisasi
-Empat komponen dasar dari struktur oranisasi : pembagian tugas dan tanggungjawab, hub pelaporan, pengelompokan individu, sistem hub dlm organisasi utk tercapainya komunikasi, koordinasi dan pengintegrasian

HUBUNGAN VERTIKAL
-Faktor ukuran organisasi dan tingkat ketidakpastian yg menentukan kualitas hubungan vertikal dalam organisasi
-Ketidakpastian menunjuk kecepatan maupun kepastian perubahan pada lingkungan dan teknologi organisasi
-Lima jenis alat hubungan vertikal : hirarki, peraturan dan prosedur, rencana dan jadwal, penambahan tingkat/posisi pada hirarki, sistem informasi vertikal

HUBUNGAN HORIZONTAL
-Lingk yg kompleks dan penuh ketidakpastian dimana setiap bagian berhadapan dg segmen lingk yg berbeda
-Tingkat ketidakpastian, derajat saling ketergantungan dan jenis sasaran menentukan kualitas hubungan horizontal
-Alat hubungan horizontal : dokumen tertulis, kontak langsung, penghubung, satgas, tim, integrator permanen

STRUKTUR MENURUT FUNGSI
-Struktur fungsional : mengelompok orang maupun kegiatan menurut sumber (resources) – setiap fungsi merup bagian yg menyediakan sumber utk seluruh bagian organisasi
-Mempunyai masalah utama maupun sasaran yg  menuntut keahlian fungsional, efisien dan mutu pekerjaan yg baik
-Suatu bagian menjadi efisien dan bekerja dengan baik apabila hanya menangani satu jenis kegiatan saja dan berukran kecil sampai sedang berada pada lingk stabil

STRUKTUR PRODUK
-Struktur produk digunakan  pada organisasi berukuran besar dan mempunyai berbagai jenis produk
-Ketidakpastian : sedang sampai tinggi
-Permasalahan : melayani segmen, kepuasan pelanggan, kegiatan yg terkoordinasi menurut jenis output
-Informasi dan hubungan : vertikal maupun horizontal
-Orang yang paling berpengaruh : pimpinan bagian

STRUKTUR MATRIK
-Organisasi memerlukan kelebihan struktur fungsional maupun produk sexara bersamaan.
-Organisasi mmerlukan keahlian fumhsional dan efisiensi ekonomis yg dicapai dengan struktur fungsional tetapi secara bersamaan memerlukan koordinasi antar fungsi yg dicapai dengan struktur produk
-Lingk kompleks, penuh ketidakpastian dan seringkali berubah

LANDASAN PEMIKIRAN
-Osborne & Gaebler (1992), “the closer government, the better it services”. Agar birokrasi adaptif responsif terhadap kebutuhan dan aspirasi dari the private sector dan civil society organization, maka pendekatan “rightsizing” terhadap struktur organisasi yang flat and lean memiliki tingkat urgensitas tinggi untuk dilakukan.
tiga model organisasi yaitu model tertutup, model terbuka dan model sintesa (Henry,1988).
Model  Minzberg (1983)
Setiap organisaspelaksana i mempunyai lima bagian dasar yang  yaitu :
(1) The Strategic Apex,
(2) The Midle Line
(3) The Technostructure
(4) The Support Staff
(5) The Operating
lanjutan
1) The Strategic Apex (Kepala daerah), manajer tingkat puncak (top manager) yg diberi tanggunjg jawab keseluruhan organisasi itu (pemerintah daerah),
2) The Midle Line (Sekretaris Daerah) atau lini tengah  adalah manajer yang menjadi penghubung operating core, support staff dan technostructure dengan strategic apex,
3) The Technostructure (Badan/Kantor) adalah para analis yang mempunyai tanggungjawab melaksanakan bentuk standarisasi tertentu dalam organisasi
lanjutan
4) The Support Staff (Sekretariat Daerah dan DPRD) atau staf pendukung adalah orang-orang yang mengisi unit staf yang memberi jasa pendukung tidak langsung kepada organisasi,
5) The Operating Core (Dinas daerah) atau unsur pelaksana adalah para manajer dan pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dari barang dan jasa.

Jika kontrol berada pada operating core maka keputusan akan di desentralisasikan dan  menciptakan birokrasi profesional. Jika strategic apex yang dominan, maka kontrol disentralisasi dan organisasinya merupakan struktur sederhana. Apabila middle management yang mengontrol, maka strukturnya divisional. Manakala para analis dalam technostructure yang dominan, maka kontrol dilakukan melalui standarisasi dan struktur yang dihasilkan adalah sebuah birokrasi mesin. Dalam situasi dimana staf pendukung yang mengatur, maka kontrol akan dilakukan melalui penyesuaian bersama (mutual adjustment) dan timbullah organisasi adhocracy.

TEORI ORGANISASI
Organisasi adalah sekelompok orang yang melakukan kerjaama untuk mencapai tujuan. Secara terminologi organisasi adalah sebuah konsep atau istilah tentang sekelompok orang/dinamika kelompok (struktur, budaya dan perilaku orgn; motivasi (mengapa orang berkelompok atau berpasangan); komunikasi; konflik; kepemimpinan) yang melakukan kerjasama (koordinasi; kegiatan dilakukan secara terstruktur agar jelas posisi dan tingat jabatan pegawai serta jelas pula tupoksi dan tanggungjawabnya; agar kerjasama efektif, bagaimana kerja terstruktur maka dibutuhkan desain struktur organisasi) untuk mencapai tujuan (visi;strategi).

Administrasi memiliki 3 makna :
- Sebagai proses: organisasi itu sebagai wadah dari kerjasama. Karena mrpk wadah, maka sifatnya statis. Segenap kegiatan (proses) sekelompok orang untuk mencapai tujuan
- Sebagai fungsi: pengelompokan kegiatan, bergantung pada teori yang dianut.
- Sebagai institusi

Langkah-langkah menganalisis organisasi :
- Mendeskripsikan karakteristik organisasi
- Melakukan identifikasi melalui dimensi2 organisasi

Terdapat 2 dimensi organisasi, yakni :
1.    Dimensi Struktural
a. Dimensi formalisasi: tertulis ataupun tidak, agar organisasi mjd teratur. Wujud ketera
turan adalah adanya pembagian tupoksi dan tanggung jawab.
Misal: bagian pengambilan keputusan, dll;
b. Dimensi standardisasi : sehingga oran ditempatkan pada posisi yang tepat;
c. Dimensi otoritas;
d. Dimensi pengambilan keputusan : sentralisasi (informasi terpusat dan tersendat2) dan  desentralisasi;
e. Dimensi profesionalisme : kompetensi;
f. Dimensi konfigurasi.        
2.    Dimensi Kontektual (organisasi berada pada konteksnya)
a. Ukuran organisasi
b. Teknologi organisasi
c. Lingkungan organisasi : menyebabkan stakeholder (yang dilayani) juga berbeda
-Tugas menjelaskan otoritas dimana membutuhkan perspektif (perspektif kekuasaan)à legal (formalisasi) dan rasional (standardisasi).
-Jabatan adalah lingkungan pekerjaan tetap dalam menjalankan tugas2 dari organisasi agar efektif dan efisien.
-Organisasi à untuk keteraturan  kegiatan  kerjasama sekelompok orang (agar visi dan misi terlaksana secara efektif dan efisien).
-Pelayanan prima dapat dilakukan apabila pemimpin mengetahui siapa yang dilayani.

TABEL


TEORI ORGANISASI DAN BIROKRASI
DEFFERENCES IN THE MULTIPLE  PERSPECTIVE OF ORGANIZATION THEORY

THE METAPHORS  OF ORGANIZATION THEORY
      KETIDAKPASTIAN LINGKUNGAN
      Lingkungan – seluruh elemen yg terdapat diluar batas-batas organisasi yg mempunyai potensi utk mempengaruhi sebagaian ataupun suatu organisasi scr keseluruhan
      Lingkungan organisasi bisa dianalisis melalui segmen-segmennya (bagian-bagian dari lingkungan yg berpengaruh terhadap perilaku maupun performansi organisasi)
      Pengaruh lingkungan terhadap organisasi dpt dianalisis melalui dua dimensinya yaitu kompleksitas dan stabilitas ( rate of change)
      ENVIRONMENTAL UNCERTAINTY
      A COMPARISON OF MACHANISTIC, ORGANIC AND BUREAUCRATIC ORGANIZATION 
      KETERGANTUNGAN STRUKTUR ORGANISASI THD KETIDAKPASTIAN LINGKUNGAN
      SASARAN ORGANISASI
Adanya sasaran dan tujuan memberikan
1) pengakuan (legitimasy),
2) arah pengembangan organisasi,
3) kriteria mengukur performansi organisasi,
4) mengurangi ketidakpastian
      PENDEKATAN PENGUKURAN EFEKTIVITAS ORGANISASI
      Pendekatan Sasaran (Goal approach)
      Penekatan sumber (System resource approach)
      Pendekatan proses (Internal process approach)


Tanggal 22 Nopember 2012
TEORI ORGANISASI SEKTOR PUBLIK

Differents in the multiple perspective of organization theory
Perspective
Subject/fokus
Method
Result
Classical (organisasi sbg orgn sosial): mengabaikan nilai2 kemanusiaan karena tekanannya adalah pada efisiensi
·   The effect of organization on society
·   Management of the organization
·   Observation and historical analysis
·   Personal reflection experience
· Typologies and theorycal framework
· Perspective management practice
Modern (organisasi sebagai sistem , yaitu bgmn kemampuan organisasi mengendalikan/pun menyesuaikan diri dengan lingkungan)
·  The organization trough objective measure
·   Descriptive measure
·   Correlation among standardies measure
·  Comparative studies
·  Multivariative statistic analysis
Symbolic Interpretative
The organization trough subjective perceptions
·   Participant observation
·   Etnographic interviewing
Narrative taxts such as case studies and organizational etnographis






The metaphor of organization theory
Perspective
-Classical periode
-Modern
-Symbolic
-Interpretative
-Posmodern

Metaphor
-Machine
-Organism
-Culture

-Collage 


Ketidakpastian lingkungan
-Lingkungan adl seluruh elemen yang terdapat di luar batas2 organisasi yang mempunyai potensi untuk mempengaruhi sebagian /pun suatu organisasi secara keseluruhan.
-Lingkungan organisasi bisa dianalisis melalui segmen2nya (bagian2 dari lingkungan yang berpengaruh terhadap perilaku maupun performansi organisasi)
-Pengaruh lingkungan terhadap organisasi dapat dianalisis melalui dimensi2nya yaitu kompleksitas dan stabilitas (rate of change)
-Pengusaha luar negeri jika ingin berinvestasi, mereka menggunakan metode wait and see


Ketergantungan Struktur Organisasi Terhadap Ketidakpastian Lingkungan
-Stabil Ketidakpastian rendah
Mekanistik, struktur formal, sentralisasi, sedikit bagian orang (divisionalisasi)
-Stabil ketidakpastian agak rendah
Mekanistik, struktur formal, sentalisasi tinggi, banyak bagian dan peredam, sedikit integrator, mulai perlukan perencanaan.

-Tidak Stabil Ketidakpastian agak tinggi
Organik, struktur tidak formal, desentralisasi, sedikit bagian dan integrator, orientasi pada perencanaan SEDERHANA
-Tidak Stabil Ketidakpastian tinggi
Organik, struktur tidak formal, desentralisasi, sedikit bagian dan integrator, orientasi pada perencanaan

Pada kuadran ke-4, kondisi yang demikian haruslah dilakukan reformasi.
Sasaran Organisasi
Adanya sasaran dan tujuan memberikan:
1.      Pengakuan (legitimasi) terhadap berdirinya organisasi
Mengurangi ketidakpastian